Verdeel je Taken in 4 Categorieën
10 Tips om meer gedaan te krijgen als Solopreneur is een serie van 10 artikelen waarin ik iedere keer 1 tip uitgebreid behandel
Het is november als ik dit schrijf.
Even omkijken
Nog twee maanden en dan staat het nieuwe jaar weer voor de deur.
Ik kijk dan altijd eerst even achterom
Wat heb ik bereikt en wat heb ik daar voor gedaan?
Wat is er niet van de grond gekomen en wat was mijn aandeel daar in?
Wat had ik niet gepland, maar heeft me zeker succes gebracht?
Wat had ik gepland maar is helemaal niet van de grond gekomen
Nou lijken de eerste twee vragen heel erg op de laatste twee vragen.
Maar er zit een groot verschil in.
De eerste twee vragen gaan over doelen, over specifieke en meetbare doelen als omzet, groei van mijn mailinglijst, aantal Inspiratiesessies, aantal blogposts en andere stukken content, enz. Concrete zaken dus
De laatste twee vragen gaan over planning en gedrag en beleving. Daarbij kun je denken aan de hoeveelheid tijd die je hebt geïnvesteerd in de verschillende onderdelen van je business, maar ook in andere gebieden van je leven, onderwerpen die je wilde behandelen, nieuw gedrag, gewoontes en routines die je wilde aanleren, of juist bestaande gewoontes laten varen, enz. En niet te vergeten het plezier wat ik beleefd heb en de voldoening die ik kreeg.
Soms kom ik tot verbazingwekkende conclusies.
Zo heb ik eens een perfect jaar gehad wat betreft omzet, die was vele malen groter dan mijn doelstelling.
Ik heb er veel voor moeten doen en dat jaar veel tijd besteed aan mijn klanten.
Enig vond ik het!
In de evaluatie van dat jaar besefte ik dat ik nauwelijks nog tijd had besteed aan mijn familie en vrienden, aan mezelf.
Ook mijn blog lag stil.
Ik was maar met 1 ding bezig geweest en voor de rest had ik geen tijd en geen energie meer gehad.
Dat moet anders kunnen.
Hier is de eerste tip van een serie van 10 tips voor als je het gevoel hebt dat je niet genoeg tijd hebt om alles voor elkaar te krijgen wat een eigen zaak nu eenmaal nodig heeft.
Tip 1 Verdeel je taken in 4 categorieën
Er zijn 4 soorten taken die belangrijk zijn voor je business. Je kunt dus 4 categorieën maken onderscheiden.
Marketing taken
Marketing wordt door veel solopreneurs ervaren als moeilijk. Ze hebben er geen helder plan voor gemaakt en ze doen maar wat. Het levert op zo’n manier niet veel resultaat op en de marketingtaken worden al snel verschoven naar het eind van de takenlijst.
Onderhoudstaken
Deze taken zijn erg vaak de ondergeschoven kindjes. Want wie ziet het nou dat je je website niet heb bijgewerkt en geoptimaliseerd? Misschien niemand.
Maar je wilt wel hoog in de zoekresultaten tevoorschijn komen.
Je wilt wel recente testimonials kunnen laten zien, je wilt wel betere zoekwoorden toevoegen, je wilt wel nieuwe afbeeldingen maken voor het (opnieuw) delen op social media of pinnen op Pinterest. En ik kan nog een heleboel meer opnoemen. Deze taken liggen niet te schreeuwen, maar zijn heel subtiel wel belangrijk voor het aantrekken van nieuwe klanten.
Projecten
Projecten, daar versta ik zowel de eenmalige grotere klussen onder, maar ook terugkerende klussen. Je kunt hierbij denken aan het maken van een nieuwe weggever of het schrijven van een uitgebreide salespage voor een nieuw product of dienst, het in elkaar zetten en uitvoeren van een campagne. En als een campagne op regelmatig basis terugkeert is het een project met een vast draaiboek.
Taken die gerelateerd zijn aan klanten en omzet maken
En een van de moeilijkste taken blijkt het onderhouden van de relaties te zijn. De relaties met klanten, met prospects, met leden van de groepen die je beheert en meer. Het is duidelijk dat het bedienen van klanten geen uitstel kan hebben. Dat doe je en dat doe je op tijd. Maar het relatie-onderhoud is lastig. Het betreft taken die regelmatig en consistent uitgevoerd moeten worden. Deze taken gaan altijd voor.
Het voordeel van categorieën
Je vraagt je misschien af waarom die indeling.
Is een gewone takenlijst niet goed genoeg?
Daar staan die taken toch ook op?
Jazeker, een takenlijst is bedoeld om je taken te ‘vangen’. Want alles in je hoofd bewaren is niet handig.
Als je één lijst met taken hebt dan bekijk je welke taken er het eerste gedaan moeten worden. Of aan welke taken je wilt gaan werken (dat is iets anders 😉 ).
Daar zit nu juist de valkuil.
Als je moet kiezen uit alle taken op een grote lijst dan zijn er altijd taken die niet gekozen worden, die steeds weer opnieuw vooruitgeschoven worden.
Bij taken die gerangschikt zijn in categorieën of groepen is het de bedoeling dat je uit iedere groep een aantal taken kiest om te gaan doen.
Zo zal er voortgang blijven bestaan op alle gebieden van je business
En dat geeft rust. Je komt dan geen momenten meer tegen dat je het gevoel hebt achter de zaken aan te rennen. Zaken die je al een poosje vooruit hebt geschoven en die op een dag urgent zijn geworden.
Een tweede voordeel van regelmatig taken uit verschillende groepen af te werken is dat je een goed inzicht krijgt in hoeveel tijd er nu daadwerkelijk gaat zitten in die verschillende dingen.
Waar ben je lang mee bezig of wat gaat juist veel sneller dan je dacht?
Wat slurpt energie of waar beleef je nou juist plezier aan?
Je kunt dan steeds preciezer de hoeveelheid en de grootte van de tijdsblokken bepalen.
En je kun bepalen of er werk is dat je liever uitbesteedt. Zodat je tijd en energie overhoudt voor wat er echt toe doet.
Uitsmijter
Voor een snel overzicht geef je iedere categorie een eigen kleur.
Zo zie je in één oogopslag wanneer je wat voor soort werk gaat doen de komende week.
Succes!
Selma
